Microsoft Office 엑셀로 데이터를 다룰 때 하지 말아야 할 두 가지 유의사항이 있습니다.

1. 셀 병합을 하지 않는다.

2. 데이터 범위 내에 공란을 두지 않는다.

 

셀 병합은 표의 가독성을 높이기 위해 유용한 기능에는 틀림이 없지만, 데이터를 다루는 것에는 많은 문제점이 발생합니다. 셀 병합은 엑셀로 작업한 결과를 출력할 때만 사용하기를 권장합니다.

 

나의 의지와는 상관없이 이미 셀 병합되어 있는 파일이 있는 경우, 셀 병합을 취소하고 빈 셀에 값을 채우는 방법에 대해 알아보도록 하겠습니다.

 

 

 

 

 

 

 

▲  위는 동영상

  아래는 글

 

 

 

예제 파일 다운로드

엑셀 셀 병합 취소 후 셀에 값 채우기_sample.xlsx
0.01MB

 

 

위의 예제파일에서 왼쪽 테이블은 "구분" 열에 셀 병합이 적용되어 있습니다. 셀 병합을 취소하고 빈 셀에 값을 채워서 오른쪽 테이블과 같이 만들어 보겠습니다.

 

위 예제 그림에서는 셀 병합의 부작용이 나타나 있습니다. 오른쪽 작은 표는 셀 병합 전과 후 테이블에 sumif 함수를 적용한 집계표입니다. 총재고의 합의 261개인데, 셀 병합이 된 테이블을 집계한 결과는 총합이 82로 나타나 있습니다. 이렇게 집계된 표로 보고서를 만들게 되면 허위보고를 하게 됩니다. 이러한 현상이 나타나는 이유는 병합된 셀의 경우, 가장 위의 셀에만 값이 있고, 나머지 셀에는 값이 없기 때문입니다.

 

이제 셀 병합을 취소하고, 그 결과 만들어진 빈 셀에 값을 채워보도록 하겠습니다.

 

1. 셀 병합을 취소할 셀을 선택한다.

2. 셀 병합을 취소한다.

3-1. "홈-편집-찾기 및 선택-이동옵션"을 선택한다. 또는

3-2. F5를 누른 후, "옵션"을 클릭한다. 

4. "빈 셀"을 선택한 후 확인을 클릭한다. 

5. 키보드의 "="를 눌러 수식 입력을 준비한다.

6. "="가 입력된 바로 위의 셀을 클릭한다. "=B3" 등과 같은 모습가 된다.

7. Ctrl+Enter을 누른다.(컨트롤 키를 누른 상태에서 엔터키를 누른다.)

8. 셀 병합 취소한 모든 셀을 선택한 후, 값 복사를 한다.

9. 끝.

 

단계는 9단계로 복잡해 보일 수 있지만, 생각보다 간단하고 쉽습니다. 자세한 방법은 위 동영상을 참고하면 도움이 됩니다.

 

 

연습문제 파일 다운로드

엑셀 셀 병합 취소 후 빈 셀에 값 채우기_등록금 현황.xlsx
1.23MB

 

위 동영상에서 소개된 대학 학과별 등록금 현황 파일로 연습해 볼 수 있습니다.

 

 

엑셀로 데이터를 다룰때 셀 병합을 하지 않는 습관을 들여야 합니다. 보고서에 넣기 위한 셀 병합된 표와 알록달록 색깔을 칠한 표는 별도의 sheet에서 따로 작업해서 만드는 것을 추천합니다. 데이터를 다루는 sheet는 raw data 형식으로 작업을 하는 것이 여러 모로 도움이 됩니다.

 

2020.05.05.

코리

 

 

 

엑셀을 이용해서 각종 행사 참가자 명단과 같이 개인정보가 포함된 파일을 작업하게 되면 '파일 읽기 비밀번호'를 반드시 설정해야 한다. 내가 유출하지 않더라도 해킹 등의 방법으로 개인정보가 담긴 파일이 유출되면 파일관리자도 책임으로부터 자유로울 수 없게 된다.

 

 

개인정보보호법 제73조에서는 개인정보처리자가 안전성 확보에 필요한 조치를 하지 않아 개인정보가 유출된 경우, 2년 이하의 징역 또는 2천만원 이하의 벌금형에 처하고 있다. 제74조 양벌규정에서는 위반행위를 한 법인(회사)와 개인을 모두 처벌하도록 하고 있다.

 

 

 

개인정보보호를 위해 엑셀에 비밀번호를 설정한 후, 그 파일을 다시 열기 위해 비밀번호를 입력했는데, 위와 같은 대화창이 나타나면 정말 난감하다. 특히, 비밀번호를 잊은게 아니라 정확하게 입력했는데도 불구하고 위와 같은 오류가 계속 발생한다면 한 가지 확인해봐야 할 점이 있다.

 

 

 

<움짤1. 엑셀 비밀번호 오류>

- 비밀번호를 입력하는데 * 모양이 * 로 나타나고 있다.

 

 

위에서 설정한 비밀번호는 rkskek123, 즉 가나다123이다.

 

비밀번호를 입력함에 있어 특이한 사항은 첫 3글자가 * 대신 * 로 나타나고 있다. 그리고 rkskek123 이면 * 모양이 9개가 나타나야 하는데 6개만 나타나고 있다.

 

이러한 현상은 비밀번호가 영어가 아닌 "한글"로 입력되었기 때문에 생기는 현상이다. 이 비밀번호 입력 오류는 "한/영"키를 한 번 눌러 한글입력을 비활성화 시키면 <움짤2>와 같이 해소된다.

 

 

 

<움짤2. 엑셀 비밀번호 오류 해소>

 

- 비밀번호를 입력하는데 * 모양이 9개로 정상적으로 나타나고 있다.

 

 

 

 

비밀번호 설정은 영어로만 가능해서 가나다123을 입력하더라도 rkskek123으로 설정된다. 하지만 위 <움짤1>과 같이 파일을 여는 과정에서 비밀번호를 입력할 때, 한글키가 활성화되어 있으면 비밀번호가 한글로 입력되는 현상이 생기고 있다. 그 결과 비밀번호 입력 오류 현상이 나타나고 있다.

 

비밀번호 rkskek123가나다123으로 입력되다보니 <움짤1>에서 * 모양이 9개가 아닌 6개만 나타난 것이다.

 

 

 

 

<그림1. 엑셀 비밀번호 문의>

사실 이 문제의 원인을 오랫동안 파악하지 못해서 메모장이나 한글에 비밀번호를 입력한 후 복사+붙여넣기를 해왔다. 지난 1월에는 MS 커뮤니티에 질문 글도 남겼지만 6개월 동안 답을 얻지 못했다.

 

 

2018.07.12. 코리.

 

 

 

참고자료

 

★개인정보보호법★

제3조(개인정보 보호 원칙) ④ 개인정보처리자는 개인정보의 처리 방법 및 종류 등에 따라 정보주체의 권리가 침해받을 가능성과 그 위험 정도를 고려하여 개인정보를 안전하게 관리하여야 한다.

제29조(안전조치의무) 개인정보처리자는 개인정보가 분실·도난·유출·위조·변조 또는 훼손되지 아니하도록 내부 관리계획 수립, 접속기록 보관 등 대통령령으로 정하는 바에 따라 안전성 확보에 필요한 기술적·관리적 및 물리적 조치를 하여야 한다.

제73조(벌칙) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자는 2년 이하의 징역 또는 2천만원 이하의 벌금에 처한다.
1. ... 제29조를 위반하여 안전성 확보에 필요한 조치를 하지 아니하여 개인정보를 분실·도난·유출·위조·변조 또는 훼손당한 자
제74조(양벌규정) ② 위반행위를 하면 그 행위자를 벌하는 외에 그 법인 또는 개인에게도 해당 조문의 벌금형을 과(科)한다.

제75조(과태료) ② 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자에게는 3천만원 이하의 과태료를 부과한다.
6. ... 제29조를 위반하여 안전성 확보에 필요한 조치를 하지 아니한 자

 

 

 

 

엑셀 중복값 찾기에 대해 포스팅하고자 한다.

 

중복값 제거에 대한 포스팅을 한 적이 있는데, 중복값을 찾기만 하고 제거는 원하지 않은 경우가 있기에 중복값을 찾아내는 방법에 대해 알아보고자 함이다. 엑셀에서 중복값을 찾는 방법은 다양하게 있다. 크게는 조건부서식 활용, 함수 활용, 피벗테이블 활용 등이 있고, 세부적으로 살펴보면 함수를 활용하는 것에도 if 함수와 countif 함수 등 여러가지 방법이 있을 수 있다.

 

이렇게 다양한 방법 중 오늘 포스팅에서는 가장 쉬운 조건부 서식을 활용한 방법에 대해 알아보고자 한다. 조건부 서식은 엑셀에 익숙하지 않은 사람도 금방 사용할 수 있을 정도로 쉬운 방법으로 클릭 몇번 만으로 중복값을 찾을 수 있다.

 

조건부 서식은 "조건에 따라 데이터 막대, 색조 및 아이콘 집합을 사용하여 주요 셀이나 예외적인 값을 강조하고 데이터를 시각적으로 표시하는 기능"이라도 정의하고 있는데, 간단히 말하자면 "어떤 조건에 맞는 값에 서식을 적용하는 기능"이라 할 수 있다. 여기서 서식은 글자색, 글자스타일(기울이기 등), 밑줄, 셀 테두리, 셀 채우기 등을 의미한다.

 

여기서는 "중복값"이라는 조건을 만족하는 값에 셀서식을 적용하는 방법을 알아보는 것이다.

 

<그림1. 중복값을 찾기 위한 조건부 서식>

- 중복값을 찾을 영역을 선택한 후(①) 조건부 서식(②) - 강조(③) - 중복(④)의 순서로 클릭만 하면 된다.

 

 

<그림2. 중복값을 찾은 조건부 서식 결과>

- 조건부 서식 적용 미리보기 결과를 보여주고 있다. "확인"을 눌러야 적용된다.

- 빨간색 동그라미의 드랍다운을 눌러서 중복값에 적용할 서식을 바꿔줄 수 있다.

 

 

<그림1>의 순서대로 클릭만 하면 <그림2>의 결과물이 도출된다. 클릭 5번만에 중복값을 찾을 수 있다. 중복값을 찾는 것은 조건부 서식의 기능 중 매우 작은 부분에 불과하다. 조건부 서식의 활용에 대해서는 별도의 포스팅으로 정리할 예정이다.

 

 

이렇게 쉬운 조건부 서식에 치명적인 단점이 있다. 바로 조건부 서식에 의해 지정된 셀서식은 다른 방법으로 변경되지 않는 것이다. <그림2>와 같이 중복값에 글자와 셀을 붉은 색으로 강조했는데, 이 서식은 조건부 서식을 삭제하지 않으면 수정되지 않는다.

 

 

<그림3. 조건부 서식이 적용된 상태에서 셀 채우기 바꾸기>

- 중복값에 대해 조건부 서식이 적용된 셀은 셀 채우기를 노란색으로 적용하여도 반영되지 않는다.

- 이럴 경우는 조건부 서식을 먼저 삭제하여야 한다.

 

 

<그림4. 조건부 서식 삭제1>

-조건부 서식을 삭제할 영역을 선택 한 후, "조건부 서식 - 규칙 관리"를 클릭해 준다.

 

 

<그림5. 조건부 서식 삭제2>

- 삭제하고자 하는 규칙을 선택하고(①), 규칙을 삭제(②) 한 후, 적용(③)을 클릭하면 조건부 서식이 삭제된다.

 

 

정말 쉽고 활용도가 높지만 멀게만 느껴지는게 "조건부 서식"이다. 조건부 서식의 중복값 찾기(강조)를 시작으로 다양한 분야에 활용하면 업무능력을 배가 시킬 수 있겠다.

 

 

 

2018.02.25. 코리.

 

 

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엑셀에서 중복값을 제거하는 방법과 텍스트를 나누는 방법에 대해 포스팅하고자 한다.

 

예제파일도 함께 포스팅한다.

엑셀 중복데이터 삭제와 텍스트 나누기.xlsx

 

 

중복값 제거는 선택된 영역 내에서 중복값을 찾아 하나만 남기고 나머지는 지우는 기능이다. 그리고 텍스트 나누기를 셀에 입력된 값을 일정한 규칙에 따라 나눠주는 기능이다.

 

이 두 가지 기능은 엑셀에서 쉽게 사용할 수 있음에도 불구하고 잘 모르거나 사용하지 않는 경향이 있다. 나 역시 그랬다. 이 기능을 알고 쓴지는 그리 오래되지 않았다. 그럼 어떻게 사용하는 것이고 어떤 결과를 가져오는 것인지 알아보자.

 

※ 본 포스팅에서 사용된 이름, 부서, 직급 등은 랜덤(임의방식)으로 작성된 것으로써 동일한 조건을 가진 사람이 있다면 100% 우연에 의한 것임을 밝혀둔다.


 

<그림1. 작업 설명>

 

오늘 하고자 하는 작업은 <그림1>의 오른쪽 표와 같이 2017년 실적을 직급별 및 부서별 합계를 구하는 것이다. 직급별 합계의 경우, 피벗테이블로도 구할 수 있지만 여기서는 같은 sheet 상에서 합을 구하기 위한 작업을 하고자 한다. 그리고 부서별 합계를 구하기에 앞서 "이름-부서명"으로 구성된 셀의 값에서 부서명을 분리해내는 작업이 필요하겠다.

 

 

1. 중복값 제거

 

 

<그림2. 중복값 제거1>

- 중복값을 제거하는 것은 필터를 눌렀을 때 나오는 결과와 같은 것을 만들어 내는 작업이다.

 

 

 

<그림3. 중복값 제거2>

- 직급열(B열)에서 바로 중복값 제거를 실행하면 필요한 데이터가 지워지므로, 별도의 공간에 값을 복사한 후 실행해야 한다.

- "데이터 - 중복된 항목제거"를 차례로 클릭한다.

- 엑셀은 중복된 항목 제거를 "시트에서 중복된 항목을 삭제합니다."라고 정의하고 있다.

 

 

<그림4. 중복값 제거3>

- 이 대화창은 내가 작업 중인 sheet 상에 내가 선택한 영역이외에 다른 데이터가 있는 경우, 범위를 제대로 선택했는지 확인시켜주는 메시지이다. 내가 선택한 영역에서 작업을 하고자 하면 "현재 선택 영역으로 정렬"을 클릭하면 된다.

- 이 대화창은 필터, 정렬 등 다른 곳에서도 볼 수 있다.

 

 

<그림5. 중복값 제거4>

- 중복된 값이 있는 열이 "직급" 밖에 없어 하나만 보이지만, 열이 여러 개인 경우 다중으로 선택하여 중복된 값을 제거할 수 있다.

 

 

<그림6. 중복값 제거5>

- 중복을 제거한 결과, 총 14개 데이터 중 10개가 삭제되고, 4개의 고유한 값만 남게 된다.

- 이렇게 중복된 값이 "삭제"되기 때문에, <그림3>에서 별도의 공간에 값을 복사한 것이다.

 

 

2. 텍스트 나누기

 

 

<그림7. 텍스트 나누기1>

- 이름열(A열)의 값을 이름과 부서명으로 나누고자 한다.

- 이름열에 입력된 값이 구조가 "이름-부서명"이므로, "-" 기호를 기준으로 텍스트를 나누는 작업을 해보자.

- 텍스트 나누기를 하면 하나의 셀이 두 개로 나뉘게 되므로, 나눠지는 데이터가 들어갈 공간을 녹색 상자와 같이 미리 확보를 하고 진행해야 한다.

- 나누고자 하는 셀의 범위를 주황 상자와 같이 선택한 후, "데이터 - 텍스트 나누기"를 차례로 클릭한다.

 

 

<그림8. 텍스트 나누기2>

- 텍스트를 나누는 기준은 "구분기호"와 "너비"가 있다.

- "이름-부서명"의 구조로 되어 있어 구분기호(-)를 기준으로 나누면 되므로 "구분기호로 분리됨"을 선택한다. "구분기호로 분리됨"을 선택하면 구분기호(-)는 사라지고, 구분기호(-) 앞뒤의 텍스트가 별도의 셀로 분리된다.

- "너비가 일정함"을 선택하면 위 녹색 실선과 같이 동일한 너비로 텍스트를 나눌 수 있다. 이 경우, 이름이 모두 3글자이면 사용 가능하지만, 이름이 2글자 또는 4글자인 경우가 포함되어 있으면 사용해서는 안 된다.

 

 

 

<그림9. 텍스트 나누기3>

- 구분기호를 "기타"를 선택한 후 "-"를 입력한다.

- 대화상자 아랫부분에서 어떻게 분리되는지 미리보기를 제공한다. 구분기호(-)는 사라지게 됨을 보여주고 있다.

- 다음을 클릭하면 데이터 서식을 지정할 수 있는데, 여기에서 "마침"을 클릭해도 결과물이 도출된다.

 

 

<그림10. 텍스트 나누기4>

- 셀 값을 바꾸기 전에 확인하는 대화창이 보인다. "취소"를 누르면 데이터 나누기 작업 전체가 취소된다.

 

 

<그림11. 텍스트 나누기5 및 최종 결과>

- "이름-부서명"의 데이터가 이름과 부서명으로 분리되었다. 부서명이 입력될 공간이 필요하기에 <그림7>에서 열 추가가 필요하다고 한 것이다.

- 부서명은 위에서 살펴본 중복값 제거를 활용해서 오른쪽 아래와 같이 부서명을 정리하고, sumif 함수로 직급별 및 부서별 2017년 실적을 정리했다.

 

 

 

위에서 설명한 것과 같이 중복값 제거와 텍스트 나누기는 상당히 쉽다. 그럼에도 이런 기능이 있는지 잘 모르는 경우가 다반사이다. 중복값을 제거하기 위해 피벗테이블을 만든 후 거기서 생성된 중복 제거된 값을 복사해 와서 쓰는 경우를 봤다. 또한, 텍스트를 나누기 위해 left 함수와 right 함수를 적절히 사용해서 작업하는 경우도 봤다. 이 두 가지 기능을 잘 사용하면 짧게는 몇 분, 길게는 수 십분이나 작업시간을 줄여 퇴근을 일찍 할 수 있는 것이다. 간단하고도 도움이 되는 기능이니 꼭 기억하고 자주 사용하도록 하자.

 

2018.01.16. 코리.

 

 

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[한글] 엑셀에서 복사한 한글 표 배경색 바꾸기

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한글에서 표 배경색 바꾸는 방법을 알아보자.

조금 더 구체적으로는, 엑셀에서 작업한 표를 한글로 복사하여 붙여 넣었을 때 생기는 배경색을 지우는 방법에 대해 알아보자.

 

 

일상 업무에서 엑셀을 사용한다면 표를 그리고 편집하는 것은 한글보다 엑셀이 쉽고 편하다는 것을 알고 있을 것이다. 엑셀에서 작업해 놓은 표를 한글로 가져와서 보고서를 만들어야 하는 경우가 있으면 항상 생기는 문제 중 하나가 엑셀 표에서 설정한 배경색(채우기)이다.

 

 

 

<그림1. 엑셀에서 작업한 표>

-본 포스팅에서 사용된 이름, 성별, 나이, 주소는 랜덤(임의방식)으로 작성된 것으로써 동일한 조건을 가진 사람이 있다면 100% 우연에 의한 것임을 밝혀둔다.

 

<그림2. 엑셀에서 작업한 표를 한글로 복사해서 붙여넣은 결과>

<그림3. 한글로 복사해서 붙여넣은 표의 배경색 설정>

 

<그림1>과 같이 엑셀에서 작업한 표를 복사해서 한글에 붙여 넣으면, <그림2>와 같이 된다. <그림2>의 성별과 주소의 배경색은 한글에서 적용하는 배경색과는 다르게 생겼다. 표 배경색이라기보다는 글자에 형광펜을 칠해 놓은 듯하다. 배경색을 바꾸기 위해 <그림3>과 같이 표 영역을 설정하고 [마우스 우클릭 - 셀 테두리/배경 - 각 셀마다 적용]을 클릭해서 배경색을 바꾸고자 하면, 이미 배경이 "색 채우기 없음"으로 설정되어 있다. 여기서 아무리 "배경색"을 없음으로 바꿔도 결과는 바뀌지 않는다.

 

그 이유는 엑셀에서 복사해서 한글로 붙여넣은 표의 색은 배경색이 아닌 스타일 설정이기 때문이다.

 

한글에는 텍스트를 편집하는 기능은 크게 글자모양과 문단모양이 있다. 글자모양은 글꼴, 크기, 글자색, 굵게, 밑줄, 기울이기, 자간, 장평, 위첨자, 아래첨자 등이 있고, 문단모양은 줄간격, 정렬(왼쪽, 중앙, 오른쪽 등), 내어쓰기, 들여쓰기, 여백조정 등이 있다.

 

이렇게 많은 글자모양과 문단모양을 한 번에 설정하는 것이 "스타일" 이다.

 

<그림2>의 빨간색 상자를 보면, 제일 왼쪽에 "xl67" 이라고 적힌 곳이 있는데, 이게 스타일이다. "스타일"에 의한 설정이라 배경색 바꾸기로는 바뀌지 않은 것이다.

 

엑셀에서 복사해서 한글로 붙여넣은 표에 포함된 색을 없애는 가장 빠르고 간단한 방법은 영역 선택 후 "ctrl +1" 단축키이다.

 

<그림4. ctrl +1 실행 모습>

-상단 빨간 상자 왼쪽의 스타일 설정메뉴가 "바탕글"로 바뀐 것을 볼 수 있다.

 

"ctrl +1" 단축키는 스타일을 가장 기본적인 "바탕글" 스타일로 바꿔주는 것이다. 그러다보니 없애고 싶었던 배경색도 없어지지만, 글자모양도 함께 바뀐다. <그림2>와 <그림4>를 비교해보면 스타일이 'xl67'에서 '바탕글'로, 글꼴이 '맑은 고딕'에서 '함초롱바탕'으로, 글자크기가 '11'에서 '10'으로 바뀌었고, 표 안의 글자 정렬도 '가운데 정렬'에서 '양쪽 정렬'로 바뀌었다.

 

 

<그림5. 스타일 바꾸기1>

스타일을 바꾸는 두 번째 방법은 <그림5>와 같이 스타일을 직접 바꿔주는 것이다. 스타일 설정 드랍다운(▼, drop-down)을 눌러주면 각종 스타일이 나온다. 여기서 기본적인 "바탕글"을 선택하면 <그림4>와 같은 결과물이 나온다. 스타일 하단에 속을 썩였던 각종 "xl" 스타일도 보인다.

 

 

<그림6. 스타일 바꾸기2>

스타일을 바꾸는 세 번째 방법은 스타일 대화창으로 들어가는 것이다. 사실 <그림4>의 "ctrl+1"과, <그림5>의 방법은 사용자의 편의를 위한 단축 경로이고, 스타일을 바꿀 수 있는 주경로는 <그림6>과 같이 [서식-스타일] 메뉴에 있다. <그림6> 중앙의 스타일 대화창을 부르는 단축키는 "F6"이다.

 

<그림6>의 스타일 대화창을 보면, 바탕글 단축키가 "ctrl+1"로 되어 있는 것을 볼 수 있다. 그래서 "ctrl+1" 단축키를 누르면 스타일이 "바탕글"로 변경되는 것이다. 그리고 이 대화창에서 다양한 스타일을 설정할 수 있으며, 나만의 스타일을 만들 수도 있다.

 

 

 

 

지금까지는 "스타일"을 활용한 문제 해결방법을 알아보았다. 스타일을 변경하면 글자모양과 문단모양이 모두 변한다. 그렇다면, 글자모양(글꼴, 크기, 정렬 등)은 그대로 두고, 형광펜 같은 배경색만을 바꾸는 것은 문단모양 변경을 통해 가능하다.

 

<그림7. 문단모양 활용하기1>

<그림8. 문단모양 활용하기2>

<그림9. 문단모양 활용하기3>

<그림7>과 같이 영역을 설정한 후 [우클릭-문단모양]을 선택하면 <그림8>과 같은 대화창을 만날 수 있다. 여기에서 테두리/배경 탭의 배경을 "색 없음"으로 선택하여 설정하면 <그림9>와 같은 결과물이 나타난다.

 

<그림9>에서 주목할 포인트는 상단의 빨간색 상자 안에 스타일이 "xl67"로 변경되지 않았다는 것이다. 또한 글꼴과 글자크기도 <그림2>와 다르지 않다.

 

 

 

 

이상으로 엑셀에서 복사해서 한글로 붙여넣은 표의 설정을 꾸는 방법에 대한 포스팅을 마친다.

 

2017.12.30. 코리.

 

 

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[한글] 문서 비교하기

[엑셀] 불필요 공백, 점, 글자 지우기 (ctrl + h)

 

 

 

 

문서 작업을 하다보면 불필요한 공백이나, 점, 또는 글자를 지워야 하는 경우가 종종있다.

 

예를 들어 사람 이름이 나열된 파일이 있는데, 이름이 모두 "홍 길 동"처럼 각 글자가 띄어쓰기 되어 있는 경우이다. 이름이 몇 개 안된다면 직접 지우면 되겠지만, 이름이 수 백, 수 천 개라면 이야기가 달라진다.

 

<그림1. 불필요 공백 지우기>

 

이유는 잘 모르겠지만, 사람 이름을 작업할 때 <그림1>과 같이 공백을 넣어서 작업하는 사람이 있다. "홍 길동"과 같이 성과 이름을 띄우는 사람도 가끔 있다. 이런 파일을 취합하여 이름 사이의 글자를 지우고 싶을 때 사용하면 유용한 단축키가 "ctrl +h"이다.

 

"ctrl+h"를 누르면 "찾기 및 바꾸기"라는 대화창이 뜨게 된다. 원하는 내용을 찾아서 다른 것으로 바꿔주는 기능이다. 여기서는 "공백"을 찾아서 "공백이 아닌 것으로" 바꿔주는 역할을 하게된다.

 

 

<그림2. 불필요 공백 지우기>

방법은 쉽다.

1. 공백을 찾고 싶은 영역을 선택한다. <그림2>에서 김정숙부터 박진만까지 선택하였다.

2. ctrl + h 를 눌러준다. <그림2>에서와 같이 "찾기 및 바꾸기" 대화창이 뜬다.

3. "찾을 내용"에는 스페이스바를 한번 톡! 하고 눌러 띄어쓰기를 표현해 주고,

4. "바꿀 내용"에는 아무 것도 입력하지 않는다.

5. "모두 바꾸기"를 눌러준다.

 

공백 한 칸(띄어쓰기 한 번)을 "아무것도 없는 것"으로 바꾸라는 명령인 것이다.

 

 

<그림3. 불필요 공백 지우기>

<그림2>에서 이름 사이에 공백을 2칸씩 뒀더니, 총 28개 항목이 바뀌었다는 결과를 보여준다.

"김vv정vv숙"을 "김정숙"으로 바꿨으니 이름 하나 당 공백 4칸이 사라진 것이다.

 

 

 

 

공백을 지웠으니, 이번에는 단어를 지워보자.

 

<그림1>의 "전공" 정보에서 "학과"라는 글자를 지워보자. 방법은 위에서 안내된 공백지우는 것과 동일하다.

 

<그림4. 불필요 단어 지우기>

 

1. 영역을 선택한다. <그림4>에서 영어영문학과부터 일어일문학과까지 선택하였다.

2. ctrl + h 를 눌러준다. <그림4>에서와 같이 "찾기 및 바꾸기" 대화창이 뜬다.

3. "찾을 내용"에는 "학과"를 입력하고

4. "바꿀 내용"에는 아무 것도 입력하지 않는다.

5. "모두 바꾸기"를 눌러준다.

 

"학과"를 찾아 "아무 것도 없는 것"으로 바꾸라는 명령이다.

 

 

<그림5. 불필요 단어 지우기>

 

<그림5>에서 "학과" 7개가 사라졌다. 그래서 총 7개 항목이 바뀌었다는 결과를 보여준다.

 

 

 

마지막으로 특정 글자로 끝나는 단위 뒤에 다른 단어를 붙이는 것도 할 수 있다.

 

<그림1>의 졸업연도를 보면 "숫자+년"으로 구성되어 있는 것을 볼 수 있다. "2012년"을 "2012년 2월" 등으로 모두 바꿔주고 싶다면, "년"을 찾아 "년 2월"로 바꿔주라는 명령을 하면 쉽게 해결할 수 있다.

 

<그림6. 글자 붙이기>

 

위에서 언급한 동일한 방법으로 ctrl + h를 눌러 관련 정보를 입력하면 글자 붙이기도 쉽게 완료 할 수 있다. "2006년"을 "서기 2006"년과 같이 글자 앞에 다른 글자를 붙이려면 <그림6>에서 "찾을 내용"에 "2", "바꿀 내용"에 "서기 2"라고 입력하면 바꿀 수 있다.

 

<그림7. 글자 붙이기>

 

하지만, 글자 찾아 바꾸기를 실행함에 있어 주의해야 할 점이 있다. 찾아 바꾸고자 하는 글자의 위치가 중요하다. <그림6>에서 "2012학년도"라고 적힌 셀이 있는데 위와 같이 찾아 바꾸기를 실행하면 "2012학년 2월도"라는 대참사가 생긴다.

 

 

공백 지우기는 쉽게 할 수 있지만, 글자를 바꾸는 것은 많은 가능성을 열어주고 실행해야 한다. 한 번 바꾼 후 저장해버리면 되돌릴 수 없다는 것을 기억하자

 

2017.12.27. 코리.

 

 

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