엑셀에서 중복값을 제거하는 방법과 텍스트를 나누는 방법에 대해 포스팅하고자 한다.

 

예제파일도 함께 포스팅한다.

엑셀 중복데이터 삭제와 텍스트 나누기.xlsx

 

 

중복값 제거는 선택된 영역 내에서 중복값을 찾아 하나만 남기고 나머지는 지우는 기능이다. 그리고 텍스트 나누기를 셀에 입력된 값을 일정한 규칙에 따라 나눠주는 기능이다.

 

이 두 가지 기능은 엑셀에서 쉽게 사용할 수 있음에도 불구하고 잘 모르거나 사용하지 않는 경향이 있다. 나 역시 그랬다. 이 기능을 알고 쓴지는 그리 오래되지 않았다. 그럼 어떻게 사용하는 것이고 어떤 결과를 가져오는 것인지 알아보자.

 

※ 본 포스팅에서 사용된 이름, 부서, 직급 등은 랜덤(임의방식)으로 작성된 것으로써 동일한 조건을 가진 사람이 있다면 100% 우연에 의한 것임을 밝혀둔다.


 

<그림1. 작업 설명>

 

오늘 하고자 하는 작업은 <그림1>의 오른쪽 표와 같이 2017년 실적을 직급별 및 부서별 합계를 구하는 것이다. 직급별 합계의 경우, 피벗테이블로도 구할 수 있지만 여기서는 같은 sheet 상에서 합을 구하기 위한 작업을 하고자 한다. 그리고 부서별 합계를 구하기에 앞서 "이름-부서명"으로 구성된 셀의 값에서 부서명을 분리해내는 작업이 필요하겠다.

 

 

1. 중복값 제거

 

 

<그림2. 중복값 제거1>

- 중복값을 제거하는 것은 필터를 눌렀을 때 나오는 결과와 같은 것을 만들어 내는 작업이다.

 

 

 

<그림3. 중복값 제거2>

- 직급열(B열)에서 바로 중복값 제거를 실행하면 필요한 데이터가 지워지므로, 별도의 공간에 값을 복사한 후 실행해야 한다.

- "데이터 - 중복된 항목제거"를 차례로 클릭한다.

- 엑셀은 중복된 항목 제거를 "시트에서 중복된 항목을 삭제합니다."라고 정의하고 있다.

 

 

<그림4. 중복값 제거3>

- 이 대화창은 내가 작업 중인 sheet 상에 내가 선택한 영역이외에 다른 데이터가 있는 경우, 범위를 제대로 선택했는지 확인시켜주는 메시지이다. 내가 선택한 영역에서 작업을 하고자 하면 "현재 선택 영역으로 정렬"을 클릭하면 된다.

- 이 대화창은 필터, 정렬 등 다른 곳에서도 볼 수 있다.

 

 

<그림5. 중복값 제거4>

- 중복된 값이 있는 열이 "직급" 밖에 없어 하나만 보이지만, 열이 여러 개인 경우 다중으로 선택하여 중복된 값을 제거할 수 있다.

 

 

<그림6. 중복값 제거5>

- 중복을 제거한 결과, 총 14개 데이터 중 10개가 삭제되고, 4개의 고유한 값만 남게 된다.

- 이렇게 중복된 값이 "삭제"되기 때문에, <그림3>에서 별도의 공간에 값을 복사한 것이다.

 

 

2. 텍스트 나누기

 

 

<그림7. 텍스트 나누기1>

- 이름열(A열)의 값을 이름과 부서명으로 나누고자 한다.

- 이름열에 입력된 값이 구조가 "이름-부서명"이므로, "-" 기호를 기준으로 텍스트를 나누는 작업을 해보자.

- 텍스트 나누기를 하면 하나의 셀이 두 개로 나뉘게 되므로, 나눠지는 데이터가 들어갈 공간을 녹색 상자와 같이 미리 확보를 하고 진행해야 한다.

- 나누고자 하는 셀의 범위를 주황 상자와 같이 선택한 후, "데이터 - 텍스트 나누기"를 차례로 클릭한다.

 

 

<그림8. 텍스트 나누기2>

- 텍스트를 나누는 기준은 "구분기호"와 "너비"가 있다.

- "이름-부서명"의 구조로 되어 있어 구분기호(-)를 기준으로 나누면 되므로 "구분기호로 분리됨"을 선택한다. "구분기호로 분리됨"을 선택하면 구분기호(-)는 사라지고, 구분기호(-) 앞뒤의 텍스트가 별도의 셀로 분리된다.

- "너비가 일정함"을 선택하면 위 녹색 실선과 같이 동일한 너비로 텍스트를 나눌 수 있다. 이 경우, 이름이 모두 3글자이면 사용 가능하지만, 이름이 2글자 또는 4글자인 경우가 포함되어 있으면 사용해서는 안 된다.

 

 

 

<그림9. 텍스트 나누기3>

- 구분기호를 "기타"를 선택한 후 "-"를 입력한다.

- 대화상자 아랫부분에서 어떻게 분리되는지 미리보기를 제공한다. 구분기호(-)는 사라지게 됨을 보여주고 있다.

- 다음을 클릭하면 데이터 서식을 지정할 수 있는데, 여기에서 "마침"을 클릭해도 결과물이 도출된다.

 

 

<그림10. 텍스트 나누기4>

- 셀 값을 바꾸기 전에 확인하는 대화창이 보인다. "취소"를 누르면 데이터 나누기 작업 전체가 취소된다.

 

 

<그림11. 텍스트 나누기5 및 최종 결과>

- "이름-부서명"의 데이터가 이름과 부서명으로 분리되었다. 부서명이 입력될 공간이 필요하기에 <그림7>에서 열 추가가 필요하다고 한 것이다.

- 부서명은 위에서 살펴본 중복값 제거를 활용해서 오른쪽 아래와 같이 부서명을 정리하고, sumif 함수로 직급별 및 부서별 2017년 실적을 정리했다.

 

 

 

위에서 설명한 것과 같이 중복값 제거와 텍스트 나누기는 상당히 쉽다. 그럼에도 이런 기능이 있는지 잘 모르는 경우가 다반사이다. 중복값을 제거하기 위해 피벗테이블을 만든 후 거기서 생성된 중복 제거된 값을 복사해 와서 쓰는 경우를 봤다. 또한, 텍스트를 나누기 위해 left 함수와 right 함수를 적절히 사용해서 작업하는 경우도 봤다. 이 두 가지 기능을 잘 사용하면 짧게는 몇 분, 길게는 수 십분이나 작업시간을 줄여 퇴근을 일찍 할 수 있는 것이다. 간단하고도 도움이 되는 기능이니 꼭 기억하고 자주 사용하도록 하자.

 

2018.01.16. 코리.

 

 

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