엑셀을 이용해서 각종 행사 참가자 명단과 같이 개인정보가 포함된 파일을 작업하게 되면 '파일 읽기 비밀번호'를 반드시 설정해야 한다. 내가 유출하지 않더라도 해킹 등의 방법으로 개인정보가 담긴 파일이 유출되면 파일관리자도 책임으로부터 자유로울 수 없게 된다.

 

 

개인정보보호법 제73조에서는 개인정보처리자가 안전성 확보에 필요한 조치를 하지 않아 개인정보가 유출된 경우, 2년 이하의 징역 또는 2천만원 이하의 벌금형에 처하고 있다. 제74조 양벌규정에서는 위반행위를 한 법인(회사)와 개인을 모두 처벌하도록 하고 있다.

 

 

 

개인정보보호를 위해 엑셀에 비밀번호를 설정한 후, 그 파일을 다시 열기 위해 비밀번호를 입력했는데, 위와 같은 대화창이 나타나면 정말 난감하다. 특히, 비밀번호를 잊은게 아니라 정확하게 입력했는데도 불구하고 위와 같은 오류가 계속 발생한다면 한 가지 확인해봐야 할 점이 있다.

 

 

 

<움짤1. 엑셀 비밀번호 오류>

- 비밀번호를 입력하는데 * 모양이 * 로 나타나고 있다.

 

 

위에서 설정한 비밀번호는 rkskek123, 즉 가나다123이다.

 

비밀번호를 입력함에 있어 특이한 사항은 첫 3글자가 * 대신 * 로 나타나고 있다. 그리고 rkskek123 이면 * 모양이 9개가 나타나야 하는데 6개만 나타나고 있다.

 

이러한 현상은 비밀번호가 영어가 아닌 "한글"로 입력되었기 때문에 생기는 현상이다. 이 비밀번호 입력 오류는 "한/영"키를 한 번 눌러 한글입력을 비활성화 시키면 <움짤2>와 같이 해소된다.

 

 

 

<움짤2. 엑셀 비밀번호 오류 해소>

 

- 비밀번호를 입력하는데 * 모양이 9개로 정상적으로 나타나고 있다.

 

 

 

 

비밀번호 설정은 영어로만 가능해서 가나다123을 입력하더라도 rkskek123으로 설정된다. 하지만 위 <움짤1>과 같이 파일을 여는 과정에서 비밀번호를 입력할 때, 한글키가 활성화되어 있으면 비밀번호가 한글로 입력되는 현상이 생기고 있다. 그 결과 비밀번호 입력 오류 현상이 나타나고 있다.

 

비밀번호 rkskek123가나다123으로 입력되다보니 <움짤1>에서 * 모양이 9개가 아닌 6개만 나타난 것이다.

 

 

 

 

<그림1. 엑셀 비밀번호 문의>

사실 이 문제의 원인을 오랫동안 파악하지 못해서 메모장이나 한글에 비밀번호를 입력한 후 복사+붙여넣기를 해왔다. 지난 1월에는 MS 커뮤니티에 질문 글도 남겼지만 6개월 동안 답을 얻지 못했다.

 

 

2018.07.12. 코리.

 

 

 

참고자료

 

★개인정보보호법★

제3조(개인정보 보호 원칙) ④ 개인정보처리자는 개인정보의 처리 방법 및 종류 등에 따라 정보주체의 권리가 침해받을 가능성과 그 위험 정도를 고려하여 개인정보를 안전하게 관리하여야 한다.

제29조(안전조치의무) 개인정보처리자는 개인정보가 분실·도난·유출·위조·변조 또는 훼손되지 아니하도록 내부 관리계획 수립, 접속기록 보관 등 대통령령으로 정하는 바에 따라 안전성 확보에 필요한 기술적·관리적 및 물리적 조치를 하여야 한다.

제73조(벌칙) 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자는 2년 이하의 징역 또는 2천만원 이하의 벌금에 처한다.
1. ... 제29조를 위반하여 안전성 확보에 필요한 조치를 하지 아니하여 개인정보를 분실·도난·유출·위조·변조 또는 훼손당한 자
제74조(양벌규정) ② 위반행위를 하면 그 행위자를 벌하는 외에 그 법인 또는 개인에게도 해당 조문의 벌금형을 과(科)한다.

제75조(과태료) ② 다음 각 호의 어느 하나에 해당하는 자에게는 3천만원 이하의 과태료를 부과한다.
6. ... 제29조를 위반하여 안전성 확보에 필요한 조치를 하지 아니한 자

 

 

 

 

 

 

 

엑셀에서 countif 함수를 사용해서 중복값을 찾는 방법에 대해 포스팅하고자 한다.

 

조건부 서식을 사용해서 중복값을 찾는 것에는 간단하다는 장점이 있지만 중복값의 위치만 파악할 수 있고, 배경색 채우기 등의 셀 서식을 추가로 지정할 수 없다는 단점이 있다. 그래서 개인적으로 countif 함수를 사용하는 방법을 선호한다.

 

countif 함수는 사용방법이 간단하고, 중복값의 위치와 개수를 파악할 수 있으며, 중복값에 내가 원하는 셀 서식(채우기 등)을 지정할 수 있다는 장점이 있다.

 

count함수에는 다음과 같이 다양한 기능이 있다. 중복값을 찾기 위해서 사용할 함수는 countif 함수로써 지정한 범위 내에서 조건에 맞는 셀의 개수를 구하는 방식이다.

 

1. count : 범위에서 숫자가 포함된 셀의 개수를 구한다.

2. counta : 범위에서 비어있지 않은 셀의 개수를 구한다.

3. countblank : 범위에서 비어있는 셀의 개수를 구한다.

4. countif : 지정한 범위 내에서 조건에 맞는 셀의 개수를 구한다.

5. countifs : 범위 내에서 주어진 조건에 맞는 셀의 개수를 센다.

 

 

countif 함수는 다음과 같이 사용할 수 있다.

countif(range, criteria), 한국말로 하면 countif(범위, 조건)이다. 범위를 지정하고, 그 범위에서 조건을 만족하는 셀의 개수를 구하는 방식이다.

 

즉, "1학년 1반에서 홍길동 다 나와"라고 하는 명령어이다.

 

 

<그림1. countif로 중복값 찾기>

- 상품코드 중에서 중복된 코드를 찾는 예이다.

- "=COUNTIF($A$2:$A$20, A2)"를 입력한다.

- 범위/range를 상품코드 전체(1학년 1반), 조건/criteria를 하나의 상품코드(홍길동)로 지정한다.

- 범위는 바뀌지 않도록 절대참조($)를 설정한다.

 

 

<그림2. countif로 중복값 찾기>

- B2에 입력한 함수를 B20까지 복사하면 중복값을 찾을 수 있다.

- 1은 중복 없음, 2는 1번 중복, 3은 2번 중복의 결과물이다.

- 범위(A2:A20)는 절대참조($)를 적용했으니, 함수를 복사해도 변경되지 않지만, 조건(A2)는 변경된다.

 

 

<그림3. countif로 중복값 필터 걸어 확인하기>

- 중복확인 값에 필터를 걸어보면 중복된 값만 따로 확인할 수 있다.

 

위에서 언급한 바와 같이 countif 함수를 사용해서 중복값을 찾는 것은 "1학년 1반에서 홍길동 다 나와"라고 하는 명령어이다. 중복(동명이인)이 없으면 1명만 나올 것이고, 중복이 1명 있으면 2명이 나올 것이다.

 

<그림1>에서 B2셀에 입력한 함수 "=COUNTIF($A$2:$A$20, A2)"는 "1학년 1반(A2~A20)에서 홍길동(A2) 다 나와" 라는 의미이고, 호출할 이름을 홍길동(A2)에서 임꺽정(A20)까지 반복하는 것이다. 여기에서 1학년 1반이라는 범위가 변경되지 않도록 절대참조($)를 사용한다.

 

<그림2>와 같이 함수를 복사하면 중복값에 대한 결과를 보여준다. 중복이 없는 값은 1, 중복이 1개 있으면 2, 중복이 2개 있으면 3의 결과를 나타낸다. <그림3>과 같이 중복확인에 필터를 걸면 중복된 값들의 위치와 개수를 확인할 수 있고, 셀마다 개별 서식(채우기 등)을 지정할 수 있다는 장점이 있다.

 

 

 

2018.02.07. 코리.

 

 

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엑셀 중복값 찾기에 대해 포스팅하고자 한다.

 

중복값 제거에 대한 포스팅을 한 적이 있는데, 중복값을 찾기만 하고 제거는 원하지 않은 경우가 있기에 중복값을 찾아내는 방법에 대해 알아보고자 함이다. 엑셀에서 중복값을 찾는 방법은 다양하게 있다. 크게는 조건부서식 활용, 함수 활용, 피벗테이블 활용 등이 있고, 세부적으로 살펴보면 함수를 활용하는 것에도 if 함수와 countif 함수 등 여러가지 방법이 있을 수 있다.

 

이렇게 다양한 방법 중 오늘 포스팅에서는 가장 쉬운 조건부 서식을 활용한 방법에 대해 알아보고자 한다. 조건부 서식은 엑셀에 익숙하지 않은 사람도 금방 사용할 수 있을 정도로 쉬운 방법으로 클릭 몇번 만으로 중복값을 찾을 수 있다.

 

조건부 서식은 "조건에 따라 데이터 막대, 색조 및 아이콘 집합을 사용하여 주요 셀이나 예외적인 값을 강조하고 데이터를 시각적으로 표시하는 기능"이라도 정의하고 있는데, 간단히 말하자면 "어떤 조건에 맞는 값에 서식을 적용하는 기능"이라 할 수 있다. 여기서 서식은 글자색, 글자스타일(기울이기 등), 밑줄, 셀 테두리, 셀 채우기 등을 의미한다.

 

여기서는 "중복값"이라는 조건을 만족하는 값에 셀서식을 적용하는 방법을 알아보는 것이다.

 

<그림1. 중복값을 찾기 위한 조건부 서식>

- 중복값을 찾을 영역을 선택한 후(①) 조건부 서식(②) - 강조(③) - 중복(④)의 순서로 클릭만 하면 된다.

 

 

<그림2. 중복값을 찾은 조건부 서식 결과>

- 조건부 서식 적용 미리보기 결과를 보여주고 있다. "확인"을 눌러야 적용된다.

- 빨간색 동그라미의 드랍다운을 눌러서 중복값에 적용할 서식을 바꿔줄 수 있다.

 

 

<그림1>의 순서대로 클릭만 하면 <그림2>의 결과물이 도출된다. 클릭 5번만에 중복값을 찾을 수 있다. 중복값을 찾는 것은 조건부 서식의 기능 중 매우 작은 부분에 불과하다. 조건부 서식의 활용에 대해서는 별도의 포스팅으로 정리할 예정이다.

 

 

이렇게 쉬운 조건부 서식에 치명적인 단점이 있다. 바로 조건부 서식에 의해 지정된 셀서식은 다른 방법으로 변경되지 않는 것이다. <그림2>와 같이 중복값에 글자와 셀을 붉은 색으로 강조했는데, 이 서식은 조건부 서식을 삭제하지 않으면 수정되지 않는다.

 

 

<그림3. 조건부 서식이 적용된 상태에서 셀 채우기 바꾸기>

- 중복값에 대해 조건부 서식이 적용된 셀은 셀 채우기를 노란색으로 적용하여도 반영되지 않는다.

- 이럴 경우는 조건부 서식을 먼저 삭제하여야 한다.

 

 

<그림4. 조건부 서식 삭제1>

-조건부 서식을 삭제할 영역을 선택 한 후, "조건부 서식 - 규칙 관리"를 클릭해 준다.

 

 

<그림5. 조건부 서식 삭제2>

- 삭제하고자 하는 규칙을 선택하고(①), 규칙을 삭제(②) 한 후, 적용(③)을 클릭하면 조건부 서식이 삭제된다.

 

 

정말 쉽고 활용도가 높지만 멀게만 느껴지는게 "조건부 서식"이다. 조건부 서식의 중복값 찾기(강조)를 시작으로 다양한 분야에 활용하면 업무능력을 배가 시킬 수 있겠다.

 

 

 

2018.02.25. 코리.

 

 

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  1. 2018.02.07 04:09

    비밀댓글입니다

 

 

 

 

최근 엑셀에서 Ctrl키와 조합하는 단축키에 대해 알아보았다. 널리사용되고 있는 복사하기(Ctrl+C)를 사용하다보면 문득 이런 의문이 든다. "Ctrl+C에서 C는 복사(Copy)를 의미하는거 같은데, 그럼 Ctrl+X와 Ctrl+V는 무슨 뜻이지?"

 

평소 궁금했던 내용을 알아보기 위해 여러가지 자료를 살펴 정리해보았다.

 

"복사하기와 붙여넣기"라는 기능은 Larry Tesler라는 사람이 1973년에서 1976년 사이 Xerox PARC(Palo Alto Research Center)에서 Tim Mott와 함께 Gypsy라는 문서작업 시스템을 개발하며 처음 적용시킨 것으로 알려져 있다. 그는 1945년 생으로 인간과 컴퓨터 상호작용 분야의 컴퓨터 과학자이며 Xerox PARC, Apple, Amazon, Yahoo 등에서 근무했다. (출처 : 위키페디아 - https://en.wikipedia.org/wiki/Larry_Tesler) 

 

사실 자르기(오리기)와 붙여넣기는 종이문서를 다루는 편집 기능이다. 가위와 풀이 이런 편집 기능의 도구였으며, 과거 스크랩북에 신문기사 등을 스크랩하는 방식을 생각하면 되겠다. 이런 종이 편집 기능이 컴퓨터 속으로 들어가 대중이 사용한 것은 1978년 WordStar와 1970년 후반부터 2000년 초반까지 널리 사용된 WordPerfect인 것으로 알려져 있다. 컴퓨터를 활용한 문서작업에서 "복사하기와 붙여넣기"라는 기능은 Larry Tesler가 1970년 중반에 처음 개발하였지만 널리 사용되지 않았고, 1970년 후반에 WordStar와 WordPerfect 같이 사람들이 많이 사용하는 프로그램을 통해서 널리 퍼지게 되었다. (출처 : https://unicheck.com/blog/who-invented-copy-and-paste)

 

Ctrl+C 및 Ctrl+V와 같은 단축키는 Xerox PARC에서 APPLE로, 그리고 Microsoft로 벤치마킹되어(베껴서) 사용하게 되었다는 것이 일반적인 해석이다. APPLE의 컴퓨터(MAC)에서는 COMMAND+C, COMMAND+X, COMMAND+V 등의 방식으로 작동한다.

 

 

<그림1. Larry Tesler와 Xerox의 스타컴퓨터>

① Larry Tesler (출처 : 위키페디아)

② Xerox의 스타컴퓨터 개념도

③ Xerox의 스타컴퓨터 실제 모습 (출처 : http://www.digibarn.com/friends/curbow/star/1/index.html)

④ Xerox의 스타컴퓨터 키보드 왼쪽의 기능키 (출처 : http://www.digibarn.com/friends/curbow/star/keyboard/index.html)

⑤ Xerox의 스타컴퓨터 키보드 오른쪽의 기능키 (출처 : http://www.digibarn.com/friends/curbow/star/keyboard/index.html)

 

 

삭제, 복사, 이동, 반복, 되돌리기 등의 기능은 Xerox사의 스타컴퓨터(Xerox 8010 Information System) 키보드에 단축키 형태로 적용되기도 했다. <그림1>의 ④, ⑤번 키보드에 "Delete, Copy, Move, Prop's, Again, Find, Save, Open, Undo, Help, Stop" 등의 기능키가 탑재되어 있다. 현재 우리가 사용하는 키보드에는 삭제(Delete) 기능만 남아있다.

 

Ctrl+C, Ctrl+X, Ctrl+V 에서 C는 복사를 의미하는 Copy에서 유래되었다고 생각할 수 있다. 반면, 잘라내기 X와 붙여넣기 V의 유래는 정확하게 알려진 바는 없지만 다음과 같은 몇 가지 의견이 있다.

 

1. 키보드 조작의 편의성

  - C, X, V가 키보드에서 모두 모여 있으며 컨트롤(Ctrl) 버튼과 근처에 있어 한 손으로 쉽게 작업이 가능함

  - 복사하기가 Ctrl+C이고 붙여넣기가 Ctrl+P(paste)라고 생각해보자. 키보드로 복사하여 붙여넣기 작업하기가 매우 힘들어진다.

 

2. 굳이 의미를 부여하자면

  - C는 Copy

  - X는 ①가위(잘라내기) ②eXtract(발췌, 추출) ③Xal라내기

  - V는 ①풀(붙이기) 모양과 닮음 ②교정탈자기호( ^ , Caret)와 닮음 ③Vut혀넣기

 

Ctrl 단축키는 일상에서 많이 사용되고 있다. 놀라운 사실은 엑셀에 Ctrl + 알파벳 단축키가 22개나 있다는 것이다. 알파벳 26개(A to Z) 중에서 E, J, M, Q만 제외하고 모두 단축키가 있다. 여기에 숫자와 특수문자 단축키를 모두 합치면 Ctrl과 조합하는 단축키가 50개가 넘는다. (Excel 2010 버전 기준)

 

 

평소 별 생각없이 사용하는 Ctrl+C와 Ctrl+V에도 이 같은 나름의 역사가 있다는 것을 확인했다.

 

 

Microsoft 제품(Windows, Office 등)을 많은 사람들이 사용하다보니 Ctrl+C, V 등의 단축키를 Microsoft가 개발했다고 오해하는 사람들이 간혹 있다. 위에서 밝힌 바와 같이 Ctrl 단축키는 Xerox PARC에서 APPLE로, 그리고 Microsoft로 벤치마킹되어(베껴서) 사용하게 되었다는 것이 일반적인 해석이다. 그리고 Microsoft는 복사하고 붙여넣는 기능에 대한 별도의 단축키를 가지고 있었다.

 

- 복사하기는 Ctrl+Insert 또는 Ctrl+Ins

- 붙여넣기는 Shift+Insert 또는 Shift+Ins

   ※ Ins키는 키보드 오른쪽에 있는 키패드의 숫자 "0" 키이다. 이 키를 누르기 위해서는 Num Lock을 비활성화 시켜줘야(꺼줘야) 한다.

 

재미있는 것은 위 단축키가 아직 살아 있으며, 작동된다는 것이다!

 

 

 

2018.02.02. 코리.

 

 

 

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엑셀에서 단축키를 활용하는 방법은 크게 3가지가 있다.

 

1. 리본 바로가기 사용하기(키 팁 배지)

  - 장점 : 단축키를 외울 필요가 없다. 기본 기능이므로 모든 컴퓨터에서 작동된다.

  - 단점 : 단축키가 길다.

 

2. 지정된 단축키 찾아서 쓰기(Ctrl 단축키)

  - 장점 : 단축키가 간단하다. 기본 기능이므로 모든 컴퓨터에서 작동된다.

  - 단점 : 외우기가 어렵다. (너무 많다)

 

3. 나만의 단축키 만들어 쓰기(빠른 실행 도구 모음)

  - 장점 : 내가 자주 쓰는 기능만 간단한 단축키로 만들 수 있다.

  - 단점 : 개인설정이므로 설정하지 않은 컴퓨터에는 사용할 수 없다.

 

 

위 1번과 2번은 이미 살펴보았고, 오늘은 3번 "빠른 실행 도구 모음"에 대해 알아보고자 한다.

 

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이 전에 살펴본 "키 탭 배지"와 "Ctrl 단축키"는 엑셀에 이미 설정이 되어 있는 기능이었다면, "빠른 실행 도구 모음"은 내 마음대로 설정을 바꿔서 사용할 수 있는 기능이다. 즉, 내가 자주 사용하는 기능을 한 곳에 모아서 빠르게 사용할 수 있는 기능이다.

 

 

우선 빠른 도구 실행 모음이 무엇이고, 어디에 있으며, 어떻게 관리하는지 알아보자.

 

Microsoft는 빠른 실행 도구 모음을 다음과 같이 정의하고 있다. → 빠른 실행 도구 모음은 현재 표시되는 리본의 탭에 독립적인 명령 집합이 있는 사용자 지정 가능한 도구 모음입니다.

 

 

<그림1. 빠른 실행 도구 모음 위치>

 

 

<그림2. 빠른 실행 도구 모음 추가 및 삭제>

- 원하는 기능(메뉴)에 마우스 우클릭을 하면 ①과 같이 추가할 수 있다.

- 제거하고자 하는 경우, 빠른 실행 도구 모음에서 불필요한 기능(메뉴)에 마우스 우클릭하면 ③과 같이 제거 기능을 볼 수 있다.

 

 

<그림3. 빠른 실행 도구 모음 관리 페이지>

- "파일 - 옵션 - 빠른 실행 도구 모음"으로 접근 가능하다.

 

 

빠른 도구 실행 모음은 <그림1>과 같이 엑셀 가장 왼쪽 위에 위치하고 있다. 기본적으로 저장, 실행취소, 다시실행 3가지가 세팅되어 있다.

 

빠른 도구 실행 모음에는 내가 원하는 기능들을 넣고 뺄 수 있다. <그림2>에서는 "병합하고 가운데 맞춤" 기능을 추가하는 방법을 보여주고 있다. 원하는 메뉴 위에 마우스 우클릭을 하면 <그림2> ①의 메뉴가 나타나는데, 여기서 추가를 클릭하면 ②처럼 추가되는 방식이다. 빠른 실행 도구 모음에서 더 이상 자주 사용하지 않는 기능을 삭제하기 위해서는 해당 기능에 마우스 우클릭을 하면 ③처럼 제거 기능을 찾을 수 있다.

 

위와 같은 방법은 사용자 편의를 위한 손쉽게 추가 및 제거를 할 수 있는 것이고, 빠른 실행 도구 모음 관리 페이지는 따로 있다. <그림3>과 같이 "파일-옵션-빠른 실행 도구 모음"으로 접근 가능하며, 여기에서 기능을 추가 및 삭제 할 수 있는 것이다. 왼쪽에는 엑셀의 기능(메뉴)가 나열되어 있고, 오른쪽에는 빠른 도구 실행 모음의 목록이 나타난다. 중간에 "추가" 및 "제거" 버튼으로 관리 할 수 있다. 추가된 기능들의 순서를 조정하는 것이 여기서만 가능한데, <그림3>의 오른쪽에 위치한 위로 이동(▲), 아래로 이동(▼)을 이용해서 순서를 조정할 수 있다.

 

 

 

빠른 도구 실행 모음을 사용하는 방법을 알아봤으니, 단축키로 작동시키는 방법에 대해 살펴보자.

 

 

<그림4. 빠른 실행 도구 모음 단축키>

- Alt키를 누르면 빠른 도구 실행 모음의 단축키가 나타난다.

 

 

빠른 도구 실행 모음 단축키는 "Alt"키와 함께 사용한다.

Alt키를 눌러보면 <그림4>와 같이 도구 하나 하나에 번호가 생성되는 것을 알 수 있다. 단축키는 빠른 실행 도구 모음이 정렬된 순서대로 1~9, 09~01, 0A~0Z로 이어지는 단축키가 만들어 진 것이다.

 

"셀병합하고 가운데 맞춤"을 실행시키고자 한다면 "Alt+2"를 누르면 단축키가 작동하는 방식이다. 셀에 "모든 테두리"를 넣기 위해서는 "Alt+0+F"를 눌러주면 된다. 단축키를 작동시키는 방법은 다음 3가지를 모두 사용할 수 있으니 편한 방법을 사용하면 되겠다.

- Alt (누른 상태에서) 0 (누른 상태에서) F

- Alt (손가락 떼고) 0 (손가락 떼고) F

- Alt (손가락 떼고) 0 (누른 상태에서) F

 

 

 

호기심이 발동해서 몇 가지 확인해 보았다!

 

 

<그림5. 빠른 실행 도구 모음 호기심>

 

 

① 빠른 도구 실행 모음은 엑셀 화면의 가장 위에 위치해 있다. 도구(기능, 메뉴)를 하나씩 추가할수록 점점 파일이름(통합문서1)에 근접하는데, 도구의 숫자가 파일이름 영역까지 도달하면 어떻게 될까?

   → 파일이름이 오른쪽으로 이동한다.

 

② 빠른 도구 실행 모음의 위치를 바꿀 수 있을까?

   → <그림5> ①에서 빨간색 동그라미는 "사용자 지정" 기능인데, 이것을 클릭하면 "리본 메뉴 아래에 표시" 라는 기능이 있다. 그것을 클릭하면 ②처럼 위치가 변경 된다.

 

③ 집에서 사용하는 컴퓨터의 빠른 도구 실행 모음을 회사 컴퓨터에 적용시킬 수 있을까?

   → 가능함. <그림3> 오른쪽 아래에 "내보내기/가져오기" 기능으로 나의 개인설정을 다른 컴퓨터로 내보내거나 가져와 적용시킬 수 있다.

 

 

 

2018.02.01. 코리.

 

 

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며칠 전에 엑셀에서 단축키를 사용하는 방법에 대한 포스팅을 한 적이 있다. 그 날 살펴본 단축키 사용 방법은 크게 3가지였다.

 

1. 리본 바로가기 사용하기(키 팁 배지)

  - 장점 : 단축키를 외울 필요가 없다. 기본 기능이므로 모든 컴퓨터에서 작동된다.

  - 단점 : 단축키가 길다.

 

2. 지정된 단축키 찾아서 쓰기

  - 장점 : 단축키가 간단하다. 기본 기능이므로 모든 컴퓨터에서 작동된다.

  - 단점 : 외우기가 어렵다. (너무 많다)

 

3. 나만의 단축키 만들어 쓰기(빠른 실행 도구 모음)

  - 장점 : 내가 자주 쓰는 기능만 간단한 단축키로 만들 수 있다.

  - 단점 : 개인설정이므로 설정하지 않은 컴퓨터에는 사용할 수 없다.

 

 

지난번에는 "1. 리본 바로가기 사용하기(키 탭 배지)"에 대해 알아보았다.

[엑셀] 단축키 (리본 바로가기) 보러가기

 

 

 

 

그래서 오늘은 "2. 지정된 단축키(Ctrl 단축키) 찾아서 쓰기"에 대해 알아보고자 한다. 

 

 

엑셀을 사용함에 있어 단축키는 사용하는 것은 업무 효율을 높이고 작업시간을 줄이는 등 많은 장점이 있다. 하지만 보통 쓰는 단축키가 몇 가지로 한정되어 있고, 다양한 단축키를 사용하고 싶어도 어떤 단축키가 있는지 알지 못해 쓰지 못하는 경우도 많다.

 

오늘 알아볼 Ctrl 단축키는 Ctrl키와 다른 버튼을 조합한 것으로 대표적으로 Ctrl+C, Ctrl+V, Ctrl+S, Ctrl+P 등이 있다. 놀라운 사실은 A부터 Z까지 26개 알파벳 중에서 단 4개(E, J, M, Q)만 단축키가 없다. 즉, Ctrl + 알파벳 단축키가 22개나 있다는 말이다. 여기에 숫자 1부터 0까지와 몇 가지 특수문자를 합치면 51개 이상의 Ctrl 단축키가 존재한다. 그리고 이 단축키는 대부분 거의 모든 엑셀 버전에서 사용이 가능하다. 이번 포스팅은 Excel 2010 버전을 기준으로 작성되었다.

 

 

업무에서 많이 사용되고, 활용도가 높고, 퇴근시간을 줄여줄 수 있는 단축키 순으로 알아보자. 

 

Ctrl+C : 셀 복사하기

Ctrl+X : 셀 잘라내기

Ctrl+V : 복사한(잘라낸) 셀 붙여넣기

Ctrl+S : 파일 저장하기

Ctrl+P : 출력하기

 

위 5가지 단축키는 절대 없어서는 안 되는 소중한 단축키들이다. 하루에도 수십 번씩 사용하며, Excel 뿐만 아니라 한글, 인터넷 검색 등과 다른 프로그램에서도 폭넓게 이용되고 있다.

 

 

<그림1. 셀서식 불러오기>

 

 

<그림2. Ctrl+H 바꾸기>

- 6개의 00광역시를 00시로 바꾸는 작업

 

 

Ctrl+1 : 셀서식 불러오기

Ctrl+F : 찾기

Ctrl+H : 바꾸기

Ctrl+N : 새 통합문서 열기

Ctrl+Y : 마지막 명령 반복

Ctrl+Z : 실행취소

 

<그림1>에서 표에 테두리를 그리고 색을 입히는 등의 작업을 하기 위해서 표 영역을 선택한 후 "마우스 우클릭 - 셀서식"으로 접근한다. 이 셀서식 대화창을 마우스 조작 없이 호출할 수 있는 단축키가 "Ctrl+1" 이다.

 

"Ctrl+F 찾기"는 원하는 텍스트를 찾아주는 기능이고, "Ctrl+H 바꾸기"는 특정값을 찾아서 다른 값으로 바꿔주는 기능이다. <그림2>와 같이 "00광역시"를 "00시"로 바꾸기 위해서 "광역시" 라는 텍스트를 "시"로 바꿔주었다.

 

"Ctrl+N 새 통합문서 열기"는 보통 "파일-새로만들기-새통합문서"를 간단하게 사용할 수 있는 단축키이다.

 

"Ctrl+Z 실행취소"는 방금한 행동을 취소할 때 쓰는 단축키다. 이 단축키와 함께 많이 쓰이는 것이 "Ctrl+Y 마지막 명령 반복"이다.

 

 

<그림3. Ctrl+PageUp/PageDown Sheet 이동하기>

 

 

<그림4. Ctrl+`  수식보기>

 

 

Ctrl+PageUp : Sheet 오른쪽으로 이동

Ctrl+PageDown : Sheet 왼쪽으로 이동

Ctrl+` : 수식 표시와 값 표시 전환하기

Ctrl+Shift+( : 숨겨진 행의 숨김을 취소

Ctrl+방향키(←↑↓→) : 표에서 끝으로 이동하기

 

"Ctrl+PageUp"과 "Ctrl+PageDown"은 sheet를 이동할 수 있는 단축키이다. <그림3>은 Ctrl+PageUp의 작업 화면을 보여주기에 Sheet가 오른쪽으로 이동하고 있다. Ctrl+PageDown은 반대로(왼쪽으로) 이동하게 된다.

 

" Ctrl+` "는 수식표시와 값표시를 전환하는 단축키이다. 여기서 " ` "는 키보드 왼쪽의 Tab키와 Esc키 사이에 있는 키이다. 엔터키 옆의 따옴표가 아니니 주의해야 한다. 이 기능은 엑셀에서 값으로 입력된 셀과 수식으로 입력된 셀을 보여줌으로써 수식을 확인할 수 있게 도와준다. 수식이 제대로 걸려있는지 확인하기 위해 자주 사용한다.

 

" Ctrl+Shift+( "는 숨겨진 행(가로)이 있는 경우, 숨김을 취소하고 보여준다. 깜빡하고 놓힐 수 있는 행을 보여주기에, 데이터베이스 작업을 하기 전에 한번쯤 꼭 눌러줘야 한다. 다만, 숨겨진 열(세로)에는 작동하지 않으므로 유의해야 한다.

 

"Ctrl+방향키(←↑↓→)"는 표나 데이터베이스에서 각 방향의 끝으로 이동하는 단축키이다. 큰 데이터베이스에서 가장 아래 또는 가장 오른쪽으로 이동할 때 사용할 수 있다. 아무것도 입력되지 않은 sheet에서 A1셀에서 "Ctrl+방향키(↓)"를 누르면 엑셀의 마지막 행인 1048576번째 행으로 이동하고, "Ctrl+방향키(→)"를 누르면 엑셀의 마지막 열인 XFD 열로 이동한다.

 

 

 

오늘은 엑셀이 기본적으로 제공하고 있는 Ctrl 단축키에 대해 알아봤다. 기본으로 제공하는 기능이기에 모든 컴퓨터에서 작동한다는 장점이 있지만, 종류가 워낙 많아서 외우기 힘들다는 단점도 있다. 처음에는 낯설더라도 몇 번만 사용해보면 금방 손에 익게 될 것이다.

 

위에서는 자주 사용하는 단축키만 다뤘기에 다루지 못한 더 많은 정보는 Microsoft 홈페이지에서 제공하는 Ctrl 단축키 정리 파일로 갈음하고자 한다.

 

엑셀 2010 컨트롤 단축키(Microsoft 홈페이지).pdf

 

 

2018.01.27. 코리.

 

 

 

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한글에서 편집을 하면서 자주 사용하는 단축키가 있기 마련이다. 각종 보고서를 만들고 여러 사람이 만든 보고서를 취합하여 하나의 보고서로 만드는 작업이 많은 나는 Shift+Tab 단축키와 Alt+C 단축키를 자주 사용한다. 이 두 가지 단축키 덕분에 업무 효율이 상당히 좋아졌으며, 잘 모르는 사람들이 보면 내가 한글 편집 실력이 상당히 좋다고 생각하기도 한다.

 

두 단축키의 역할이 무엇인지 어떤 기능이 있는지 알아보자

1. Shift+Tab : 내어쓰기

   - 두 줄 이상으로 구성된 문장의 앞 줄을 낮춰주는 기능. 즉, 줄맞추기

2. Alt+C : 모양복사

   - 여러가지 글자모양(글꼴, 자간, 장평, 글자색 등)과 문단모양을 한 방에 통일시켜 주기

 

 

그렇다면 Shift+Tab에 대해서 먼저 알아보자

 

<그림1. Shift+Tab 사용하기1>

- 위와 같이 두 줄 이상으로 된 문장 앞에 글머리(Ⅰ, 1, 가, ① 등)를 사용하면 왼쪽에 몇 칸씩 띄우게 된다. 빨간색 선처럼 줄맞춤을 하고 싶을 때 사용할 수 있는 유용한 단축키가 바로 "Shift+Tab"이다.

- 각 문장이 시작하는 첫 글자 앞(위에서는 동, 남, 가, 이)에 커서를 두고 Shift와 Tab키를 동시에 눌러주면 된다.

- 빨간 상자로 표기한 첫 줄 시작 위치(▼)와 문단 왼쪽 여백(▲)이 가장 왼쪽에 모여 있는 것을 알 수 있다.

 

 

<그림2. Shift+Tab 사용하기2>

- 각 문장의 첫 글자 앞에서 Shift+Tab를 눌러주면 위와 같은 결과물이 생긴다.

- 애국가 3절의 경우, 문단 왼쪽 여백표시(▲)가 문장의 첫 글자 "가"와 같은 위치로 이동했음을 알 수 있다.

 

 

<그림3. Shift+Tab 사용하기3>

- 이 단축키는 일반 문서작업은 물론이고 표에서도 사용할 수 있다. 사용하는 방법은 동일하다.

- 문단 왼쪽 여백 표시(▲)가 이동했음을 녹색 상자가 보여주고 있다.

 

 

<그림4. Shift+Tab 사용하기4>

- 다만 이 단축키가 표 안에서 작동하지 않는 경우가 있다. 표 안에서 줄 맞추기를 위해 Shift+Tab를 누르면 커서가 옆의 칸(셀)으로 이동하는 현상이 일어난다.

- 이런 현상은 "표 안에서 Tab으로 셀 이동"이라는 기능이 켜져 있기 때문이다.

- 이를 꺼주는 방법은 "도구 - 환경설정 - 편집" 메뉴에서 해당 항목을 체크 해제하는 것으로 간단하게 해결할 수 있다.

 

이 단축키로 인해 문장의 줄을 맞추기 위해 첫 줄 시작 위치(▼)와 문단 왼쪽 여백(▲) 표시를 마우스로 움직여가며 조정할 필요가 없어졌다. 여러 사람들이 작업한 파일을 하나로 취합하는 경우, 매우 유용하게 사용할 수 있다.

 

 

 

다음은 Alt+C에 대해 알아보자

 

<그림5. Alt+C 사용하기1>

- Alt+C 단축키는 위에서 밝힌 바와 같이 글자 및 문단의 모양을 복사하는 "모양복사" 단축키이다. 문단 모양보다는 글자 모양을 자주 사용하며, 문서 전체의 글자 모양을 통일시켜 주는 등의 기능을 사용할 수 있다.

- 여러 사람이 작업한 파일을 취합하게 되면, 위와 같이 글자모양(글꼴, 색깔, 자간, 장평 등)이 서로 다르게 작성되어 있는 경우가 많다.

 

 

<그림6. Alt+C 사용하기2>

- Alt+C 단축키는 모양복사 대화창을 불러온다. 이 메뉴는 "편집 - 모양복사"를 통해서도 불러올 수 있다.

- 복사하고자 하는 모양에 커서를 둔다. 위에서는 1절의 빨간색 동그라미와 같이 "동"과 "해" 사이에 커서를 둔 상태에서 단축키를 눌러주면 된다.

- 글자 모양을 복사할 것이므로 "글자 모양"을 선택하고 복사 버튼을 눌러준다. Alt+C를 누르면 기본적으로 "글자 모양"이 선택되어 있으므로, "Alt+C (한 박자 쉬고) Enter"를 누르면 조금 더 빨리 모양 복사를 명령할 수 있다.

 

 

<그림7. Alt+C 사용하기3>

- 복사한 모양을 붙여 넣을 공간을 선택한 후 Alt+C를 다시 눌러주면 복사된 모양이 선택된 영역에 적용된다.

 

 

<그림8. Alt+C 사용하기4>

- 모양 복사를 완료하면 위와 같다. 2~4절의 글자 모양(글꼴, 글자색, 자간, 장평 등)이 1절과 똑같이 변경되었다.

- 이 단축키는 사실 위와 같이 넓은 영역이 아닌 좁은 영역(특정 글자 또는 제목 등)의 글자 모양을 바꿔줄 때 더 유용하다.

 

한글 편집에서 유용하게 사용할 수 있는 Shift+Tab과 Alt+C 단축키 사용방법을 알아보았다. 한글에는 수 많은 단축키가 있으니, 앞으로 유용한 단축키 몇 가지를 더 정리할 계획이다.

 

 

2018.01.19. 코리.

 

 

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나는 일상 업무에서 엑셀을 자주 쓴다. 특히 만들어진 데이터베이스를 활용해서 각종 통계값 등을 도출해 내는 일이 많다. 그러다 보니 정렬과 필터 같은 기능을 자주 사용한다. 이렇게 자주 사용하는 기능을 단축키로 쓸 수 있다면 작업 효율을 높일 수 있을 것이다.

 

엑셀에서 단축키를 활용하는 방법은 크게 세 가지가 있다.

1. 리본 바로가기 사용하기(키 팁 배지, Alt 사용)

2. 지정된 단축키 찾아서 쓰기(Ctrl키 조합)

3. 나만의 단축키 만들어 쓰기(빠른 실행 도구 모음)

 

엑셀에서 단축키, 즉 마우스를 쓰지않고 키보드로 각종 기능을 작동시키는 방법은 위와 같이 크게 3가지가 있다. 각 방법마다 장단점이 있다.

 

1. 리본 바로가기 사용하기(키 팁 배지)

  - 장점 : 단축키를 외울 필요가 없다. 기본 기능이므로 개인설정이 불필요해서 모든 컴퓨터에서 작동된다.

  - 단점 : 단축키가 길다.

 

2. 지정된 단축키 찾아서 쓰기

  - 장점 : 단축키가 간단하다. 기본 기능이므로 개인설정이 불필요해 모든 컴퓨터에서 작동된다.

  - 단점 : 외우기가 어렵다. (너무 많다)

 

3. 나만의 단축키 만들어 쓰기(빠른 실행 도구 모음)

  - 장점 : 내가 자주 쓰는 기능만 간단한 단축키로 만들 수 있다.

  - 단점 : 개인설정이므로 설정하지 않은 컴퓨터에는 사용할 수 없다.

 

 

오늘은 "1. 리본 바로가기 사용하기(키 팁 배지)"에 대해 알아보고자 한다.

 

 

<그림1. 리본 바로가기 사용하기(키 팁 배지)>

 

 

엑셀 창을 띄워서 "Alt"키를 눌러보면 <그림1>의 가운데처럼 각 "리본"마다 알파벳이 나타난다. 파일(F), 홈(H), 삽입(N), 페이지 레이아웃(P), 수식(M), 데이터(A), 검토(R), 보기(W), 아크로뱃(B) 등이다. 이 상태에서 H 를 누르게 되면 <그림1>의 아래처럼 홈의 하위 메뉴로 이동하게 된다. 텍스트를 굵게 하고 싶다면 1, 기울임은 2, 밑줄은 3번등을 누르면 해당 기능이 적용되는 방식이다.

 

즉, 다음과 같은 것이다.

 

텍스트 굵게 : Alt H 1 = Ctrl+B

텍스트 기울임꼴 : Alt H 2 = Ctrl+I

텍스트 밑줄 : Alt H 3 = Ctrl+U

 

텍스트를 굵게 하는 것은 "Ctrl+B"나 "Alt H 1" 중 편한 것을 골라쓰면 된다. 

 

보통 단축키는 "Ctrl+C"와 같이 "Ctrl"키와 "C"키를 함께 눌러주는 것이지만, 리본 바로가기 사용하기는 "Alt H 1"처럼 Alt키, H키, 1키를 하나씩 따로 눌러주는 방식이다. 리본 바로가기(키 탭 배지)는 단축키가 눈에 보이기 때문에 단축키를 외울 필요가 없다는 것이 가장 큰 장점이라 할 수 있다.

 

 

<그림2. 리본 바로가기(키 팁 배지)를 활용한 필터, 정렬하기1>

- 정렬 : Alt H S U

- 필터 : Alt H S F

 

 

<그림3. 리본 바로가기(키 팁 배지)를 활용한 필터, 정렬하기2>

- <그림2>와 같이 진행하면 위와 같은 결과물을 만날 수 있다. 왼쪽은 필터가 걸린 모습이고, 오른쪽은 정렬을 위한 대화창이 타나난 모습니다.

 

자주 사용하는 정렬과 필터를 리본 바로가기(키 탭 배지)로 사용하는 방법은 <그림2>와 같다. 매번 정렬과 필터를 걸기 위해 키보드에서 손을 때고 마우스를 집어들 필요가 없어진 것이다. 리본 바로가기(키 탭 배지) 단축키가 길어 보일 수 있지만, Alt 키만 누르면 찾아가는 경로를 보여주니 외울 필요가 없다. 자주 사용하는 기능은 손가락이 스스로 외우는 신기한 효과도 경험할 수 있다.

 

 

<사진1. 나만의 리본 바로가기(키 탭 배지)>

- 자주 사용하는 리본 바로가기(키 탭 배지)를 모니터에 붙여 놓으면 조금 빠르게 사용할 수 있다.

- 정렬 단축키 : Alt H S U

- 필터 단축키 : Alt H S F

- 틀고정 단축키 : Alt W F F

- 모두지우기 단축키 : Alt H E A

 

 

리본 바로가기(키 탭 배지)는 엑셀의 모든 기능을 단축키, 즉 마우스 조작 없이 키보드로 접근 할 수 있도록 도와준다. 조금 더 편리하고 효율적인 엑셀작업을 위해 <사진1>과 같이 나만의 리본 바로가기를 만들어 모니터에 붙여놓으면 활용도가 높다.

 

 

2018.01.17. 코리

 

 

 

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엑셀에서 중복값을 제거하는 방법과 텍스트를 나누는 방법에 대해 포스팅하고자 한다.

 

예제파일도 함께 포스팅한다.

엑셀 중복데이터 삭제와 텍스트 나누기.xlsx

 

 

중복값 제거는 선택된 영역 내에서 중복값을 찾아 하나만 남기고 나머지는 지우는 기능이다. 그리고 텍스트 나누기를 셀에 입력된 값을 일정한 규칙에 따라 나눠주는 기능이다.

 

이 두 가지 기능은 엑셀에서 쉽게 사용할 수 있음에도 불구하고 잘 모르거나 사용하지 않는 경향이 있다. 나 역시 그랬다. 이 기능을 알고 쓴지는 그리 오래되지 않았다. 그럼 어떻게 사용하는 것이고 어떤 결과를 가져오는 것인지 알아보자.

 

※ 본 포스팅에서 사용된 이름, 부서, 직급 등은 랜덤(임의방식)으로 작성된 것으로써 동일한 조건을 가진 사람이 있다면 100% 우연에 의한 것임을 밝혀둔다.


 

<그림1. 작업 설명>

 

오늘 하고자 하는 작업은 <그림1>의 오른쪽 표와 같이 2017년 실적을 직급별 및 부서별 합계를 구하는 것이다. 직급별 합계의 경우, 피벗테이블로도 구할 수 있지만 여기서는 같은 sheet 상에서 합을 구하기 위한 작업을 하고자 한다. 그리고 부서별 합계를 구하기에 앞서 "이름-부서명"으로 구성된 셀의 값에서 부서명을 분리해내는 작업이 필요하겠다.

 

 

1. 중복값 제거

 

 

<그림2. 중복값 제거1>

- 중복값을 제거하는 것은 필터를 눌렀을 때 나오는 결과와 같은 것을 만들어 내는 작업이다.

 

 

 

<그림3. 중복값 제거2>

- 직급열(B열)에서 바로 중복값 제거를 실행하면 필요한 데이터가 지워지므로, 별도의 공간에 값을 복사한 후 실행해야 한다.

- "데이터 - 중복된 항목제거"를 차례로 클릭한다.

- 엑셀은 중복된 항목 제거를 "시트에서 중복된 항목을 삭제합니다."라고 정의하고 있다.

 

 

<그림4. 중복값 제거3>

- 이 대화창은 내가 작업 중인 sheet 상에 내가 선택한 영역이외에 다른 데이터가 있는 경우, 범위를 제대로 선택했는지 확인시켜주는 메시지이다. 내가 선택한 영역에서 작업을 하고자 하면 "현재 선택 영역으로 정렬"을 클릭하면 된다.

- 이 대화창은 필터, 정렬 등 다른 곳에서도 볼 수 있다.

 

 

<그림5. 중복값 제거4>

- 중복된 값이 있는 열이 "직급" 밖에 없어 하나만 보이지만, 열이 여러 개인 경우 다중으로 선택하여 중복된 값을 제거할 수 있다.

 

 

<그림6. 중복값 제거5>

- 중복을 제거한 결과, 총 14개 데이터 중 10개가 삭제되고, 4개의 고유한 값만 남게 된다.

- 이렇게 중복된 값이 "삭제"되기 때문에, <그림3>에서 별도의 공간에 값을 복사한 것이다.

 

 

2. 텍스트 나누기

 

 

<그림7. 텍스트 나누기1>

- 이름열(A열)의 값을 이름과 부서명으로 나누고자 한다.

- 이름열에 입력된 값이 구조가 "이름-부서명"이므로, "-" 기호를 기준으로 텍스트를 나누는 작업을 해보자.

- 텍스트 나누기를 하면 하나의 셀이 두 개로 나뉘게 되므로, 나눠지는 데이터가 들어갈 공간을 녹색 상자와 같이 미리 확보를 하고 진행해야 한다.

- 나누고자 하는 셀의 범위를 주황 상자와 같이 선택한 후, "데이터 - 텍스트 나누기"를 차례로 클릭한다.

 

 

<그림8. 텍스트 나누기2>

- 텍스트를 나누는 기준은 "구분기호"와 "너비"가 있다.

- "이름-부서명"의 구조로 되어 있어 구분기호(-)를 기준으로 나누면 되므로 "구분기호로 분리됨"을 선택한다. "구분기호로 분리됨"을 선택하면 구분기호(-)는 사라지고, 구분기호(-) 앞뒤의 텍스트가 별도의 셀로 분리된다.

- "너비가 일정함"을 선택하면 위 녹색 실선과 같이 동일한 너비로 텍스트를 나눌 수 있다. 이 경우, 이름이 모두 3글자이면 사용 가능하지만, 이름이 2글자 또는 4글자인 경우가 포함되어 있으면 사용해서는 안 된다.

 

 

 

<그림9. 텍스트 나누기3>

- 구분기호를 "기타"를 선택한 후 "-"를 입력한다.

- 대화상자 아랫부분에서 어떻게 분리되는지 미리보기를 제공한다. 구분기호(-)는 사라지게 됨을 보여주고 있다.

- 다음을 클릭하면 데이터 서식을 지정할 수 있는데, 여기에서 "마침"을 클릭해도 결과물이 도출된다.

 

 

<그림10. 텍스트 나누기4>

- 셀 값을 바꾸기 전에 확인하는 대화창이 보인다. "취소"를 누르면 데이터 나누기 작업 전체가 취소된다.

 

 

<그림11. 텍스트 나누기5 및 최종 결과>

- "이름-부서명"의 데이터가 이름과 부서명으로 분리되었다. 부서명이 입력될 공간이 필요하기에 <그림7>에서 열 추가가 필요하다고 한 것이다.

- 부서명은 위에서 살펴본 중복값 제거를 활용해서 오른쪽 아래와 같이 부서명을 정리하고, sumif 함수로 직급별 및 부서별 2017년 실적을 정리했다.

 

 

 

위에서 설명한 것과 같이 중복값 제거와 텍스트 나누기는 상당히 쉽다. 그럼에도 이런 기능이 있는지 잘 모르는 경우가 다반사이다. 중복값을 제거하기 위해 피벗테이블을 만든 후 거기서 생성된 중복 제거된 값을 복사해 와서 쓰는 경우를 봤다. 또한, 텍스트를 나누기 위해 left 함수와 right 함수를 적절히 사용해서 작업하는 경우도 봤다. 이 두 가지 기능을 잘 사용하면 짧게는 몇 분, 길게는 수 십분이나 작업시간을 줄여 퇴근을 일찍 할 수 있는 것이다. 간단하고도 도움이 되는 기능이니 꼭 기억하고 자주 사용하도록 하자.

 

2018.01.16. 코리.

 

 

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엑셀 유효성 검사에 대해 포스팅하고자 한다.

"유효성 검사"라는 용어가 어렵게 느껴지지만, "입력값 제한하기"라고 표현하면 무슨 말인지 조금 친숙하게 다가온다.

 

이 기능은 셀에 입력하는 데이터 형식 또는 값을 제한 할 수 있는 기능이다. 예를 들어, "00월 실적보고서"에서 "00"란에 숫자 1부터 12까지만 입력되도록 제한하는 것이다. 이렇게 함으로써 "13월 실적보고서 "라고 적는 실수를 미연에 방지할 수 있다. 또한 파일을 여러 부서에 배포하여 작성할 때, 입력부서마다 개성 있게 입력된 값으로 파일이 취합되면, 정리하는데 많은 시간이 걸린다. <그림1>에서처럼 파일을 작성하는 사람에 따라 부서명을 빨간 상자처럼 입력하면, 파일관리자는 파란 상자처럼 다시 정리해야 하는 번거로움이 생기는 것이다. 이런 불필요한 업무를 줄여 퇴근시간을 당겨주는 것이 유효성 검사 기능이다.

 

※ 본 포스팅에서 사용된 이름, 부서, 직급 등은 랜덤(임의방식)으로 작성된 것으로써 동일한 조건을 가진 사람이 있다면 100% 우연에 의한 것임을 밝혀둔다.

 

 

<그림1. 팀별 2017년 실적을 부서별로 작성 후 수합한 파일>

- 부서명은 "영업1팀, 영업2팀, 영업3팀, 영업4팀, 신규사업팀, 해외영업팀"으로 구분되어 있는데, 각 팀별 자료입력자가 자기부서 이름을 "1팀, 영업팀, 영2, 신사팀, 해영" 등으로 입력하면 실적 정리가 안 된다. 그러면 파일관리자는 파란 상자처럼 부서명 작업을 다시 해야 하는 번거로움이 생긴다.

 

 

<그림2. 유효성 검사 적용 방법1>

- 유효성 검사를 적용할 셀을 선택(빨간상자)한 후 "데이터 - 데이터 유효성 검사 - 데이터 유효성 검사"를 차례로 찾아 들어간다.

- 엑셀은 데이터 유효성 검사를 "잘못된 데이터를 셀에 입력하는 것을 방지합니다."라고 정의한다.

 

 

<그림3. 유효성 검사 적용 방법2>

- "데이터 유효성"이라는 대화창의 제한 대상 기본 설정 값은 "모든 값" 이므로, 입력 제한이 없는 상태이다.

- 제한 대상을 설정함으로써 잘못된 데이터 입력을 막을 수 있다.

 

 

<그림4. 유효성 검사 적용 방법3>

- 제한 대상은 정수, 소수점, 목록, 날짜, 시간, 텍스트길이, 사용자지정 등으로 나눠져 있으며, 사용 목적에 맞는 것을 선택하면 된다.

- 여기서는 특정부서명만 입력하도록 제한할 것이므로 "목록"을 선택한다.

 

 

<그림5. 유효성 검사 적용 방법4>

- 제한 대상이 목록으로 입력되면, 목록을 만들어줘야 한다. 아래 원본 란에 목록을 콤마(,)로 구분하여 입력한다.

- 목록을 드롭다운으로 보여줄 것이기 때문에 "드롭다운 표시" 기능은 자동 선택되어 진다.

 

 

<그림6. 유효성 검사 적용 방법5>

- 설정을 완료하면 녹색 상자처럼 드롭다운 버튼이 생기고, 그걸 누르면 위에서 입력한 목록이 생성된다. 데이터 입력자들은 부서명을 입력하지 않고 목록에서 선택하면 되는 것이다.

 

 

<그림7. 유효성 검사 적용 방법6>

- 목록에서 선택하지 않고 직접 입력 할 수도 있는데, 목록에 없는 값을 입력하게 되면 위와 같은 안내 메시지를 만날 수 있으며 입력되지 않는다.

- 브라보!

 

 

<그림8. 유효성 검사 적용 방법7>

- <그림5>에서 목록을 콤마(,)를 이용해 입력하는 방법 이외에도 sheet 어딘가에 또는 다른 sheet에 목록을 입력하고, 그 영역을 선택하는 방법도 있다.

 

 

 

설명된 바와 같이 생각보다 간단하다. 하지만 이 간단한 작업을 통해 자료입력자들은 예상되는 실수를 미연에 방지할 수 있고, 파일관리자는 불필요한 정리 작업을 하지 않아도 되기에 퇴근시간을 당길 수 있다. 특히 하나의 파일에 많은 사람들이 작업을 하고 취합하여 정리하는 경우, 이 작업은 필수적이다. 입력되지 말아야 하는 데이터를 입력 단계에서 제한함으로써 불필요한 문의(전화)를 하지 않게 되어 서로의 업무효율을 높일 수 있다. 그리고 데이터베이스 관리 차원에서도 꼭 필요한 작업이다. <그림1>의 빨간 상자와 같이 부서명이 중구난방으로 입력되면, 부서명으로 통계(sumif, countif, vlookup, 피벗테이블 등) 작성이 불가능해진다. 일관성 있는 데이터 관리를 위해 꼭 필요한 작업이니 기억하고 활용하도록 하자.

 

 

2018.01.13. 코리.

 

 

 

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